9 نصائح لكتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل

بريد الكتروني

يعتبر البريد الإلكتروني أحد الركائز الأساسية للمستقلين أثناء العمل عبر الإنترنت، فمن خلاله تتم جميع المراسلات مع العملاء والنقاش حول تفاصيل المشاريع والعمل وغيرها، كما يقوم المستقلون من خلاله بتقديم أنفسهم وعروضهم لأصحاب الأعمال.

وبالتالي من المهم أن يعي المستقلون أهمية التعامل بطريقة صحيحة أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني، وأن يولوا المزيد من الاهتمام لهذه المسألة خصوصًا وأن البريد الإلكتروني لا يزال لغاية الآن أحد أكثر الوسائل الفعالة للتواصل مع العملاء.

والآن إليك 5 نصائح هامة ينبغي على المستقلين مراعاتها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني:

ابتعد عن الأسماء المستعارة

تجنب استخدام الأسماء المستعارة أو الغريبة والغامضة في مراسلاتك الرسمية الخاصة بالعمل، فلا تتوقع أن يتم الاستجابة لرسالة بريد إلكتروني مرسلة من عنوان مثل @ilovecat_356 لأنك على الأرجح لن تتقدم لوظيفة تختص برعاية القطط عبر الإنترنت، حاول بطريقة أو بأخرى أن تعبر عن اسمك الحقيقي عبر عنوان البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بك.

ومع أن عنوان البريد الإلكتروني لا يشترط بأن يعبر عن الاسم بصورة كاملة إلا أن استخدام عناوين بريد إلكتروني مستعارة أو مبهمة قد يُقدم انطباعًا سلبيًا لدى مستقبل البريد وينم عن عدم احترافية المرسل.

الأمر لا يقل أهمية عن اسمك الشخصي على الشبكات الاجتماعية مثل فيس بوك وتويتر، فلا أعتقد أن هناك من يرغب بالتعامل مع أسماء مثل شعاع الشروق أو رئيس جمهورية نفسي أو فتاة الظلام.

إهتم بالعنوان

يُقدم عنوان الرسالة الانطباع الأولي حول فحوى البريد الإلكتروني، لذا حاول أن توضح من خلال العنوان مضمون البريد المرسل وبأقل عدد ممكن من الكلمات.

فعنوان البريد هو الخطوة الأهم لإقناع المستقبل بأن بريدك غير مزعج وأنه يُمثل قيمة للمتلقي، وبالتالي يجب عليك كتابة العنوان بطريقة مُقنعة ومباشرة وواضحة، وإلا فإنه سيذهب أدراج الرياح.

لا تبدأ بالتعريف عن نفسك

حين تراسل أي جهة معينة عبر البريد الإلكتروني فلا تحاول إطلاقًا أن تبدأ بالتعريف عن اسمك بطريقة مباشرة كأن تقول أنا اسمي مهند محمد وأراسلك بخصوص كذا، بل تحدث حول الموضوع مباشرة واترك اسمك وصفتك في التوقيع أسفل البريد الإلكتروني، وتجنب الإشارة لهما أثناء الموضوع.

أضف معلومات الاتصال الخاصة بك

من المهم أن تشير إلى معلومات الاتصال الخاصة بك في التوقيع أسفل البريد الإلكتروني، حتى في حال اعتماد المراسلات مع الطرف الآخر عبر البريد فقط.

حاول أن توفر دائمًا أكثر من وسيلة للاتصال معك مثل رقم الهاتف أو حسابك على تويتر أو أي شبكة اجتماعية أو رابط إلى موقعك الشخصي إن وجد، فهذه التفاصيل تُظهرك أمام العملاء بصورة أكثر احترافية ومسؤولية.

اختصر

صدقني لا يوجد شيء أكثر إزعاجًا من قراءة بريد إلكتروني على شكل كتلة ضخمة من النصوص المتلاحقة، ومن المرجح جدًا أن يتم تجاهل هذا البريد ولو لفترة محدودة من الزمن حين تتاح فرصة لمطالعته كاملاً، لذا حاول أن تقسم البريد الإلكتروني إلى فقرات قصيرة وخفيفة يسهل مراجعتها في أي وقت وتجنب الإطالة غير اللازمة والحشو الزائد.

توازن في التنسيق

في الغالب فإن رسائل البريد الإلكتروني لا تحتاج إلى بهرجة فنية وإضافة الألوان بطريقة مفرطة وتغيير الخطوط في الفقرات والتسطير واستخدام الخط المائل وما إلى ذلك، كل ما تحتاجه فقط هو أن تضمن وضوح الخط وترتيب الفقرات وتناسق الألوان في حال استخدامها.

راجع البريد قبل الإرسال

من المهم أن تعيد قراءة البريد الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من عدم نسيانك لأي تفصيل أثناء الكتابة مثل عدم إرفاق ملف أو صورة أشرت إلى وجودها في البريد بالإضافة إلى التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو عبارات غير واضحة تحتمل أكثر من تفسير وغيرها من الأشياء التي تساعدك مراجعة البريد قبل إرساله على ملاحظتها.

حاول أن تفعل ذلك مرة أو مرتين خصوصًا إن كنت تراسل جهة رسمية للمرة الأولى أو إن كان للبريد أهمية خاصة وليس ضمن رسائلك المعتادة، ومن الضروري أيضًا مراجعة عنوان البريد الإلكتروني للمستقبل، ففي الغالب تتضمن رسائل العمل الرسمية بعض المعلومات الهامة والحساسة وبالتالي فإن إرسال مثل هذه المعلومات لشخص عشوائي عن طريق الخطأ قد يضعك في موقف محرج.

تجنب الإيحاءات الساخرة

عند مراسلتك لأي عميل أو جهة رسمية معينة تجنب إضافة أي عبارات ساخرة أو محاولة إضفاء روح الدعابة على البريد الإلكتروني، بل حافظ على الحديث بطريقة رسمية وواضحة، فغالبًا سيتم تفسير أي إيحاءات مضحكة بطريقة سلبية، ومن الضروري أيضًا أن تستبدل أي جملة يبدو عليها الطابع غير الرسمي عند مراسلتك لشخص للمرة الأولى أو لم تلتقه من قبل، لأنك لو قمت بمراسلته بطريقة ” مرحة ” من المرة الأولى فمن المرجح أنك لن تلتقيه لبقية حياتك.

اقفز إلى الفكرة الرئيسية

تخيل أنك استلمت رسالة من أحد الأشخاص وبعد قراءة عدة فقرات منها لم تستطع الوصول إلى الفكرة والهدف الرئيسي من الرسالة! شعور كئيب بلا شك.

لا داعي بالمرة لوجود فقرات افتتاحية أو مقدمات مرتبطة بموضوع الرسالة، فنحن هنا لسنا بصدد شرح ورقة بحثية أو مناقشة أطروحة علمية تحتاج إلى تمهيد ومقدمة للوصول إلى الفكرة.

كل ما عليك التفكير به عند كتابة البريد هو كيفية جعل الفكرة واضحة ومباشرة وضمن الفقرات الأولى من الرسالة دون أي غموض أو مماطلة.

كانت هذه بعض النصائح السريعة للمستقلين عند كتابة البريد الإلكتروني، شاركونا آرائكم ومقترحاتكم حول الموضوع.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *